一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。下面是小編收集整理的檔案電子文件和紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點(diǎn)比較，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
一、電子檔案和紙質(zhì)檔案比較的優(yōu)勢分析
?
1、電子檔案的可分享性。紙質(zhì)檔案一般只有一份或者幾份，數(shù)量非常少，而且只能在同一個地點(diǎn)觀看。這對于文件的傳輸是非常不利的。如果另一個距離較遠(yuǎn)的地方的人需要了解這份紙質(zhì)文件，只有兩種方法:一種是遠(yuǎn)距離的人乘坐交通工具來到紙質(zhì)文件所在地，另一種是通過郵寄紙質(zhì)文件。顯然這樣會浪費(fèi)大量的時間，人力物力。而且很大一部分的紙質(zhì)絕密檔案是不允許被郵寄的。郵寄的途中有可能會造成文件的損壞或者丟失。
但是電子文件則可以在不同的時間，不同的地點(diǎn)同時被很多人看到。一方面可以打破人數(shù)的限制同時被很多人看到，無形當(dāng)中增加了檔案的利用價值和利用效率。另一方面打破了紙質(zhì)檔案只能在同一場所觀看的限制。觀看者可以通過多種方式進(jìn)行遠(yuǎn)距離觀看。我們國家之前的文物檔案都是采用紙質(zhì)書面的形式，而且人們只能通過去博物館才能看到文物，我們國家每個地區(qū)幾平都有博物館，而且擁有幾千年歷史，文物數(shù)不勝數(shù)。遠(yuǎn)距離，時間少限制著很多對文物對歷史有著濃厚興趣的人。于是現(xiàn)在更多的博物館開始采用電子檔案以及線上觀看、查詢的方式。高科技的發(fā)展使得資源可以更加有效地分享。
?
2、電子檔案的不易失真性和經(jīng)濟(jì)環(huán)保性。紙質(zhì)的檔案隨著時間的增加和閱讀次數(shù)的增加會受到不同程度的損壞，字跡也會越來越老化，難以長時間保存。高溫高濕等環(huán)境因素均可促進(jìn)紙張發(fā)生水解同時也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散，洇化。而且意外事件的發(fā)生也極有可能會使珍貴的檔案材料毀于一日，比如火災(zāi)。但是電子檔案卻可以進(jìn)行多個備份，而且數(shù)字化檔案不會因為重復(fù)性利用而失效，我們可以進(jìn)行無數(shù)次的打印、下載和傳輸。
?
紙質(zhì)檔案需要大量的紙張，而且檔案工作人員需要花費(fèi)大量的時間精力對紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆釘、裝訂和搬運(yùn)。我國雖然地域廣闊，樹木眾多，但是人均資源并不多。這是我們每個人都知道的常識。每年保存檔案所消耗紙質(zhì)的數(shù)量是十分龐大的，這顯然是不符合建立資源節(jié)約型，環(huán)境友好型社會的。增加電子檔案的使用可以很大程度上減少紙質(zhì)檔案的使用，保護(hù)環(huán)境。當(dāng)一份文件需要傳送給多個人的時候，只需要通過郵件、文檔等方法即可，而不再需要大量的`復(fù)印。
?
3、電子文檔的多樣性和趣味性。紙質(zhì)文檔的形式比較單一，只可以通過文字的描寫來表達(dá)。在書寫的過程中很容易出錯。在觀看文檔的時候我們經(jīng)常會看到潦草的字跡，很難認(rèn)清。如果經(jīng)過較長的時間，是很難求證的。電子檔案的錄入相對于紙質(zhì)檔案來說速度比較快，字跡工整，出錯后方便修正。電子文檔在錄入時形式是多樣性的，不只是單一的文字形式。還可以采用多種圖形比如柱狀圖、餅狀圖、條形圖等來進(jìn)行統(tǒng)計。
?
另外電子檔案可以將相關(guān)物品的圖片放入檔案中，達(dá)到圖形和文字的統(tǒng)一。有了電子文件可以更方便快速地對文件信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復(fù)制等，更好地滿足利用者的各種需求。當(dāng)圍繞一個專題對檔案進(jìn)行匯編時，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。
?
二、紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢比較分析
?
1、紙質(zhì)檔案的不易篡改性和丟失性。電子檔案對于電腦高手或者可以接觸到檔案的相關(guān)人員來說是很容易侵入并且進(jìn)行算改的，而且電子檔案算改后不留痕跡，是非常難以被發(fā)現(xiàn)和識別的。紙質(zhì)檔案不容易被算改，被算改后會留下相應(yīng)的痕跡，是非常容易被發(fā)現(xiàn)和辨別的。而且紙質(zhì)的檔案可以通過字跡等來進(jìn)行相應(yīng)的辨別。同樣，一份歷經(jīng)時間越久的檔案也就顯得愈加珍貴。
電子檔案的不穩(wěn)定性更加明顯，遇到計算機(jī)病毒或者計算機(jī)故障的情況，如果沒有及時備份是十分嚴(yán)重的。保存電子檔案的U盤，光盤、磁盤一旦受到外界強(qiáng)磁干擾，或因存儲庫房的溫濕度的變化，都會導(dǎo)致檔案內(nèi)容的丟失和損壞。電子檔案的查閱需要計算機(jī)等相關(guān)的設(shè)備和知識，而紙質(zhì)檔案方便快捷。同時電子檔案的容易篡改性、拷貝性使得它的真實(shí)性容易受到質(zhì)疑，相比紙質(zhì)檔案更有說服力。
2、紙質(zhì)檔案的安全性。有些檔案是絕密的，有些檔案是關(guān)系著國家安全的，有些檔案是關(guān)系公民個人隱私的。但是電子檔案的安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案。對于網(wǎng)絡(luò)上的一些高手來說，侵入各個系統(tǒng)的電腦并非不可能。電腦技術(shù)日新月異，每個國家都在飛速進(jìn)步。如果想保證電子檔案的安全性，我們必須不斷地提高相關(guān)的技術(shù)，防止國家機(jī)密的外泄。
?